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業務・組織

マンション管理組合の組織づくり

  • 組織図

マンション管理組合は通常、下図のような組織となっています。

  • 役員の種類
理事長
[役割]

理事長は管理組合を代表し、業務執行機関である理事会の代表者として、管理規約ならびに総会決議に従って業務を遂行します。
通常、理事長は同時に区分所有法で定める「管理者」となり、対外的には区分所有者を「代理」し、対内的には民法の「委任」に関する規定が準用されます。
理事長の仕事は幅広く、その権限と責任も大きなものです。

  • 共用部分、敷地、附属施設などの維持保存にあたる
  • 総会を招集し、議長をつとめる
  • 総会の議事録を作成する
  • 理事会を運営して実務にあたる
  • 管理会社と委託契約を結ぶ
  • 各種業者と請負契約を結ぶ
  • 管理費滞納者に対して督促を行う
  • ルール違反を行った組合員(占有者等)に対する措置を行う
  • 管理規約や議事録の保管、利害関係人などからの請求があった場合の閲覧
[選出方法・任期]

理事の中から選出します。任期は規約の定めによりますが1年とするのが一般的です。

副理事長
[役割]

理事長を補佐し、理事長が病気などで職務を遂行できなくなった場合には、その職務を代行します。

[選出方法・任期]

理事の中から選出します。任期は規約の定めによりますが1年とするのが一般的です。

理事
[役割]

書記・広報・会計・総務・営繕・建築設備・駐車場・駐輪場・防災防犯など、各マンションの状況にあわせて担当理事を選任します。

[選出方法・任期]

輪番方式と推薦方式(自薦および他薦)の2つの方法が考えられますが、どちらにも長所・短所がありますので、それぞれの管理組合の実状にあわせて選びます。2つの方式を併用するという方法もあります。

  1. 輪番方式
    • 長所:すべての組合員が理事を経験することにより、管理組合の仕事に対する関心が高まる。
    • 短所:経験者や専門家が少ないため、業務の流れが中断したり、トラブルの処理に時間がかかるなど、運営に支障をきたす可能性がある。
  2. 推薦方式
    • 長所:自薦の場合、管理組合の運営に意欲を持って取り組む人材を選出できる。他薦の場合、財務や建築などの専門家を選出できる。
    • 短所:他薦の場合、選ばれる側に不満が残る場合がある。また、同一人が何度も選ばれることによる弊害が心配される。

任期は1年が一般的です。ただし、任期2年とし業務の引き継ぎをスムーズにするため、1年ごとに半数を改選する場合もあります。

監事
[役割]

監事の役割は、管理組合の業務の執行、財産の状況を監査し、公正で効率的な組織の運営を維持することにあります。

  • 会で選任され、理事会からは独立した存在である。
  • 監査結果を総会に報告する。
  • 理事会が総会に提出する決算報告書には、監事が監査結果を記入して、押印する必要がある。
  • 理事会に出席して意見を述べることができるが、議決に加わることはできない。管理組合の業務の遂行および財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
[選出方法・任期]

監事には、理事会運営についての知識や経験が求められるため、過去に理事を経験した人のなから選出されることが多いようです。
通常は1名を選出しますが、大規模物件や団地または複合用途物件では複数選任(各棟1名など)される場合もあります。

任期は規約の定めによりますが1年とするのが一般的です。

委員
[役割]

大規模修繕工事や施設改善工事などを行う場合には、理事会の中に専門の委員会を設置して実務を行うことがあります。

[選出方法・任期]

委員会は複数の理事と、総会において全組合員の中から選出された委員によって構成されます。

  • 理事を複数とするのは、改選によって理事が交代した場合にも、委員会から理事がいなくなることを防ぐため。
  • 委員には、委員会のテーマに応じて、専門的な知識を持った組合員(修繕の場合には建築関係の仕事に携わっている方など)や、

それぞれのテーマに関心の高い組合員を選出する。

任期は委員会の全業務が終了するまでとします。 ただし、大規模修繕工事などのように長期間にわたる場合には、任期を定める場合もあります。



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