HOME管理組合運営マニュアル ≫ 総会・理事会・委員会

総会・理事会・委員会

総会・理事会・委員会 Q&A

Q
占有者が総会に出席して意見を述べることができますか?
A
  • 占有者は基本的に総会に出席することはできません。ただし、利害関係のある議事が総会に提出されるときは、事前に理事長に届け出ることにより、出席し意見を述べることはできますが、その場合でも議決権はありません。
Q
総会議事録の保管期限は何年ですか?
A
  • 議事録の性質によって、永久に保管すべきものと、相当期間保管後に廃棄してよいものとがあります。性質上廃棄して差し支えない議事録であっても、規約等で保管期間の定めがない場合は、10年程度保管することが望まれます。
  • 特に議事録に規約の変更、追加、管理費の負担の変更などの議決が記載されており、新たに、規約原本の作成をしないときなどは、いつ変更したのか根拠が不明になるため、規約原本の作成までは、必ず保管しておく必要があります。
Q
新旧役員の引き継ぎの際に、注意すべき点は?
A

新旧役員の引き継ぎは、引継書を作成する場合と、新旧合同の理事会で総会議案書・議事録にもとづいて行う場合とがあります。ただし、いずれの場合も次の書類などについては目録を作成し、現物を引き継ぐことが望まれます。

  1. 規約関係
    • 管理規約・細則(原本)
    • 協定書など(写し)
    • 総会議事録(正本)
    • 理事会議事録(正本)
  2. 会計関係
    • 管理報告書(予算案および決算報告書など)(正本)
    • 業務委託契約書および仕様書
    • 駐車場利用契約書
    • その他の契約書
    • 現金・現金出納帳(管理組合保管分)
    • 預金通帳・預金出納帳(管理組合保管分)
    • 有価証券・有価証券台帳(管理組合保管分)
    • 備品台帳
  3. 印鑑
    • 理事長印・管理組合角印(管理組合保管分)
  4. 建物関係
    • 竣工図
    • 修繕工事記録
  5. 懸案事項についての書類・メモなど
Q
委任状の受任者欄に、あらかじめ管理者(理事長)の氏名を印刷して配ってもよいでしようか?
A
  • 違法ではありませんが、区分所有者が受任者を選ぶ自由を妨げる恐れがありますので、避けたほうがよいでしょう。
Q
管理者(理事長)が総会に欠席する場合は、どううすればいいですか?
A
  • 一般的な管理規約では、「病気などやむを得ない理由で管理者(理事長)が職務を遂行できない場合には、副理事長が理事長の代行をつとめる」と定めています。
  • 規約がない場合には、理事のうちの一人が仮議長となって、管理者(理事長)が欠席する旨を伝え、総会出席者の中から議長を選出します。
Q
普通決議で可否同数となった場合はどうなりますか?
A
  • 普通決議の場合に、議長が区分所有者としての議決権を行使しないことを前提に、可否同数の場合の決裁権限を議長に認めることは適法ですが、議長に区分所有者としての議決権のほかに決裁権限を認めることはできません。
    従って、議長が区分所有者としての議決権を行使した場合は、その結果が可否同数でも、もはや議長の決裁権は行使しえず否決となります。
Q
会当日、緊急動機が出された場合、どう対処すればいいですか?
A
  • 議案事項は事前に組合員に通知されていることが基本ルールです。それ以外の事項は当日出席していない組合員に不利益を与えることも考えられるため、原則として認めません。
  • ただし、全組合員が総会に出席しているなど、特定の人に不利益が生じない場合には、議案事項への追加を認める場合もあります。


ページTOPへ