Administrative Office-work

事務管理

フロント(マンション担当者)

「管理組合の窓口」として組合運営を法的・技術的にサポート

フロント(マンション担当者)は各担当マンションを定期訪問し、ライフマネージャー(マンション管理員)から居住者の皆さまのご意見やご要望を聞き取り対応する「管理組合の窓口」です。スタッフの多くは管理業務主任者やマンション管理士の資格を持ち、組合運営を法的・技術的にサポートします。マンションごとの事情に配慮した適切なフォローやアドバイス、理事会での各種ご提案やご報告など、きめ細やかに対応します。

会計・事務管理業務

マンション運営に発生する費用の管理をお手伝い

管理費や修繕積立金などの徴収・保管や収支報告・決算業務など管理組合に関わる会計業務を総合的に支援します。居住者の皆さまからお預かりした大切なお金を適正に管理するため、フロント(マンション担当者)と連携し安心の会計運営をご提供します。

徴収業務
  1. 組合員が管理組合に支払うべき下記金銭の収納・保管
    • 管理費
    • 修繕積立金
    • 組合費
    • 駐車場使用料
    • その他、管理組合に支払うべき費用
  2. 未収納金の督促(フロント(マンション担当者)が対応)
  3. 敷地等に関わる公租公課の配分・徴収および納付
支払業務 委託業務等に要する諸費用の支払い
通帳管理 通帳、帳簿の保管・整理
決算
  1. 管理組合の予算案の作成補助
  2. 管理組合の決算案の作成補助
    • 月1回の収支決算
    • 年1回の収支決算
  3. 管理組合会計の収支状況の報告
セキュリティ 個人情報を扱うため、部外者は入室できないようカードキーで管理。
情報管理を厳重に行っています。

未収金問題に特化した専門部隊が対応します

管理費等の未収金問題は、管理組合の運営に支障をきたす重要な問題です。そこでできるだけスムーズな問題解決に向け、管理組合の出納・会計業務を担当する組合会計部の中に未収金問題に特化した専門部署「債権管理課」を設置しました。未収金が発生した場合、フロント(マンション担当者)と連携し組織力で対応にあたります。

最大12ヶ月間にわたり未収金対応を行います

未収者は様々な事情を抱えている場合が多く、その解決は一朝一夕にはできません。
そのため当社では最大12ヶ月の対応期間を設定し、全力で解決に取り組んでいます。

未収金回収フロー

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※注 管理委託契約により対応内容・対応期間は異なります。

ISO認証取得

マンション管理の国際品質、ISO9001を認証取得

「マンションは管理で買う」時代と言われる昨今、管理サービスはより高い品質が求められています。当社はこれまで全社を挙げて国際規格ISOの品質マネジメントシステムに取り組み、1999年に初の認証を取得しました。また2017年4月1日よりISO9001:2015年版に更新・移行し、運用実績はすでに20年以上となりました。このISO品質に基づくマンション管理サービスは、現在の快適性を維持しながら、さらに高いレベルでのお客さまの信頼と満足感を得ることをめざして今後も取り組みを続けていきます。

監査チームのチェック

監査員による業務基準、手順の実施をチェック

各マンションにおける業務において、基準や手順に基づき実施されているかを実際にベテランの監査員がマンションを巡回し監査を行います。不備な点が発見された場合は監査終了後にフロント(マンション担当者)が速やかに改善指導を行うなど、つねに基準通りの正確な業務の推進に努めています。

チェック項目一例

  • 金銭の取り扱いは適切か
  • 表示を義務づけられている各掲示物は適切に提示されているか
  • 議事録や議案書などは基準に従い保管されているか
  • 鍵の取り扱いは適切になされているか
  • 個人情報の取り扱いは手順書に決められた通りの処理が行われているか 他